Das Video in einer Minute
Der Weg zur KI-Kanzlei
Prozesse zuerst. KI zuletzt.
Der Weg zur KI-Kanzlei · für Steuerberater, die ihr Team mitnehmen
Die KI kommt zuletzt. Dann trägt Ihr Team sie mit.
Sortiert Ihr Team Post von Hand? Laufen Ihre Programme nebeneinander? Laut STAX 2024 sind 64 % der Kanzleien digital, aber nicht verbunden. 10 % nutzen KI. Fünf Stufen führen zu einer Kanzlei, in der Ihr Team Entwürfe prüft, statt Post zu sortieren.
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Stufe 0
Prozesse sichtbar machen
Aus „irgendwie läuft es“ wird eine Karte Ihrer Abläufe.
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Stufe 1
Handarbeit
Papier, Ordner, Excel: Aus Handarbeit wird gesichertes Wissen.
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Stufe 2
Digitalisierung
Belege und Post wandern vom Papier in den Rechner.
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Stufe 3
Automatisierung
Aus den täglich gleichen Handgriffen werden feste Regeln.
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Stufe 4
KI
Aus „Post sortieren“ wird „Entwürfe prüfen und freigeben“.
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Stufe 0
Prozesse sichtbar machen
Aus „irgendwie läuft es“ wird eine Karte Ihrer Abläufe.
Was beim Menschen bleibt
Ihr Team erklärt seine Abläufe selbst. Niemand bewertet sie.
Mehr zur Stufe
Zuerst sehen Sie, welchen Weg Ihre Post nimmt.Wir folgen einer Mail vom Eingang bis zur Ablage und sprechen mit jedem Arbeitsplatz. Ihre Prozesslandkarte zeigt, wer die Post anfasst und wo sie liegen bleibt.
Woran Sie es merken
- Niemand kann den Weg einer Mail ganz beschreiben.
- Wer im Urlaub ist, nimmt sein Wissen mit.
Stufe 1
Handarbeit
Papier, Ordner, Excel: Aus Handarbeit wird gesichertes Wissen.
Was beim Menschen bleibt
Alles. Von den Handgriffen entlasten wir Ihr Team erst später.
Mehr zur Stufe
In der Handarbeit steckt Ihre Erfahrung.44,8 % der Kanzleien arbeiten noch mit Papier (STAX 2024). Wer die Post von Hand sortiert, kennt die Mandanten. Dieses Wissen tragen wir in die Prozesslandkarte ein.
Woran Sie es merken
- Belege kommen per Post oder als Foto.
- Fristen stehen in Excel oder im Kopf.
Stufe 2
Digitalisierung
Belege und Post wandern vom Papier in den Rechner.
Was beim Menschen bleibt
Prüfen, entscheiden, ablegen. Das tun weiter Ihre Leute.
Mehr zur Stufe
Was digital vorliegt, finden Sie wieder.64 % der Kanzleien stehen hier (STAX 2024): DATEV läuft, Outlook läuft, dazwischen liegen Brüche. Sind die Programme verbunden, erfassen Sie Daten nur einmal.
Woran Sie es merken
- Programme laufen nebeneinander, nicht miteinander.
- Dieselben Mandantendaten pflegen Sie an mehreren Stellen.
Stufe 3
Automatisierung
Aus den täglich gleichen Handgriffen werden feste Regeln.
Was beim Menschen bleibt
Ausnahmen, Mandantengespräche und jede Entscheidung.
Mehr zur Stufe
Ihr Team hat Zeit für Fälle, die Urteilskraft brauchen.Was immer gleich abläuft, braucht keinen Menschen am Fließband. Regeln, Vorlagen und Schnittstellen übernehmen es.
Woran Sie es merken
- Auf Eingang A folgt immer Schritt B.
- Ausnahmen landen bei einem Menschen.
Stufe 4
KI
Aus „Post sortieren“ wird „Entwürfe prüfen und freigeben“.
Was beim Menschen bleibt
Die Freigabe jeder Antwort auf Mandantenmails.
Mehr zur Stufe
Jetzt arbeitet Ihr Team mit der KI zusammen.Dr. Mailo® steigt ein, wenn Abläufe und Team bereit sind. Er erkennt den Mandanten und legt Ihnen den Antwortentwurf vor. Sie prüfen, ändern und geben frei.
Woran Sie es merken
- Sie haben Ihre Prozesse beschrieben.
- Ihr Team hat seine Fragen gestellt und Antworten bekommen.
Warum diese Reihenfolge
Wer eine Stufe überspringt, bezahlt sie später.
Die KI macht Unordnung schneller.
Auf unbekannten Abläufen automatisiert sie, was ohnehin holpert. Erst die Prozesse, dann das Werkzeug.
Ohne Ihr Team bleibt das Werkzeug liegen.
Wer fürchtet, ersetzt zu werden, nutzt es nicht. Technik allein trägt keine Einführung.
Ohne Ausgangslage fehlt der Maßstab.
Ohne Prozesslandkarte wissen Sie nach drei Monaten nicht, ob es besser geworden ist.
„Ich habe erlebt, wie die Technik lief und das Team nicht mitzog. Seitdem beginne ich bei den Abläufen. Die KI kommt zuletzt.“Ahmed Mowafek · KI-Manager für Steuerkanzleien
Und mein Team?
Ihr Team: von der Sorge zum Mitgestalten
„Die KI ersetzt uns“: Diese Sorge ist verständlich. Wer den Weg mitgestaltet, trägt ihn mit.
Ihr Team erklärt seine Abläufe selbst.
Ihre Leute sind die Fachleute für ihre Abläufe. Jeder Arbeitsplatz beschreibt, was er tut und wo Zeit verloren geht. Das Wissen bleibt im Team.
Ihr Team lernt, was KI kann und was nicht.
Im Workshop kommen Fragen und Sorgen offen auf den Tisch. Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet Betreiber ohnehin, die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern.
Ihr Pilotteam kommt aus allen Ebenen.
Inhaber, erfahrene Sachbearbeiterin und Berufsanfänger probieren gemeinsam. Jeden Tag geben sie fünf Minuten Rückmeldung.
Die KI übernimmt Handgriffe. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen und Ihrem Team.
Wer dahintersteht
Ahmed und Zakaria Mowafek.
Zwei Brüder aus Offenbach am Main: DPA Consulting begleitet Steuerkanzleien auf dem Weg zur KI.
Sie sprechen bei uns direkt mit den Menschen, die Produkt, Sicherheit und Einführung verantworten.
Ahmed Mowafek
Gründer von DPA Consulting
KI-Manager für Steuerkanzleien. Hat Dr. Mailo® selbst entwickelt. Begleitet höchstens sieben Kanzleien gleichzeitig.
- Wirtschaftsingenieur, Master
- Fachautor für KI in der Steuerberatung
- Dozent an den Steuer-Fachschulen Dr. Bannas und Dr. Endriss
Zakaria Mowafek
Wirtschaftsinformatik, zuständig für Prozesse und Technik
Verbindet betriebswirtschaftliches Denken mit technischer Umsetzung. Sorgt dafür, dass Dr. Mailo® Kanzleiprozesse wirklich vereinfacht.
Veröffentlicht bei
Dozent für KI-Module an
Ihre Mandanten vertrauen Ihnen, deshalb sollen Sie wissen, wem Sie vertrauen.
Gründerkreis · persönlich begleitet
Nicht allein: sieben Kanzleien, drei Monate, ein Ansprechpartner.
Der Gründerkreis ist für Inhaber, die ihr Team mitnehmen. Wer nur ein Werkzeug einschalten will, sucht woanders. Wir beginnen bei Ihren Prozessen, die KI kommt zuletzt. Ahmed Mowafek begleitet jede Kanzlei selbst. Das geht nicht in Serie. Deshalb gibt es sieben Plätze.
Tag 1 bis 30
Bestandsaufnahme
Der erste Workshop holt das ganze Team ab. Jeder Arbeitsplatz notiert seine Zeitanteile. Nach 30 Tagen steht Ihre Prozesslandkarte mit messbaren Zielen.
Tag 31 bis 60
Pilot
Ein gemischtes Pilotteam arbeitet im Echtbetrieb mit dem KI-Agenten. Jeden Tag gibt das Team fünf Minuten Rückmeldung.
Tag 61 bis 90
Einführung
Die ganze Kanzlei zieht Schritt für Schritt nach. Am Ende messen wir gegen die Ziele aus der Bestandsaufnahme.
Dabei- Dabei
- Dabei
Frei- Frei
- Frei
- Frei
3 Kanzleien dabei4 Plätze freiStand 11.10.2026
Der Pilot dauert drei Monate und kostet 0 €. Danach nur mit Ihrer freiwilligen Fortsetzung: 599 € statt 899 € monatlich, keine automatische Verlängerung.
Selbsttest
Wo steht Ihre Kanzlei?
Fünf Fragen zeigen, auf welcher Stufe Ihre Kanzlei steht und was als Nächstes dran ist. Auch „noch nicht reif für KI“ ist ein brauchbares Ergebnis.
Am Ende der Treppe
Zuletzt kommt Dr. Mailo®. Dann findet er geordnete Abläufe vor.
Sie haben Steuerberater gelernt, nicht E-Mail-Sortierer. Dr. Mailo® ordnet die Post, erkennt den Mandanten und entwirft die Antwort. Sie prüfen und geben frei. Sie arbeiten weiter in Outlook.
- Antworten auf Mandantenmails gehen nur nach Ihrer Freigabe raus.
- Für § 203 StGB gebaut: Die Daten jeder Kanzlei liegen getrennt auf EU-Servern.
- Nach der gemeinsamen Einrichtung ist der erste Posteingang am nächsten Morgen sortiert.
Fragen
Was Inhaber vor dem ersten Gespräch wissen wollen.
Mein Team fürchtet: „Die KI ersetzt uns.“ Was tun Sie dagegen?
Wir führen nichts ein, was Ihr Team nicht mitträgt. Ihre Leute beschreiben ihre Abläufe selbst und geben im Pilot jeden Tag Rückmeldung. Die KI übernimmt Handgriffe. Entscheidungen und Freigaben bleiben bei Ihnen und Ihrem Team.
Wir arbeiten noch mit Papier. Müssen wir erst alles digitalisieren?
Nein. Handarbeit ist Stufe 1 und ein sinnvoller Ausgangspunkt. 44,8 % der Kanzleien arbeiten noch mit Papier (STAX 2024). Die Prozesslandkarte zeigt, was zuerst dran ist und was bleiben kann.
Und wenn die KI sich irrt?
Die KI schlägt vor, Ihr Team entscheidet. Antworten auf Mandantenmails gehen nur nach Ihrer Freigabe raus. Was der KI-Agent tut, steht mit Zeit und Urheber im Protokoll.
Was ist mit dem Berufsgeheimnis?
Der KI-Agent ist für § 203 StGB gebaut. Die Daten jeder Kanzlei liegen getrennt auf EU-Servern in Frankfurt und Stockholm. Über den EU-KI-Zugang trainiert kein Modell mit Ihren Mandantenanfragen. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO können Sie vorab lesen.
Wie viel Zeit kostet das mein Team, und wie lange dauert es?
Das Pilotteam gibt jeden Tag fünf Minuten Rückmeldung. Dazu kommen Workshops mit dem ganzen Team. Der Pilot im Gründerkreis läuft drei Monate: Bestandsaufnahme, Pilot, Einführung.
Was kostet das?
Der Pilot im Gründerkreis kostet 0 €. Danach nur mit Ihrer freiwilligen Fortsetzung: 599 € statt 899 € monatlich, keine automatische Verlängerung.
Warum nur sieben Kanzleien?
Ahmed Mowafek begleitet jede Kanzlei persönlich: beobachten, Workshops, Pilot. Das geht nicht in Serie. Deshalb gibt es sieben Plätze.
Der nächste Schritt
Beginnen Sie bei den Prozessen. Dann trägt Ihr Team die KI mit.
PS: Im Audit sehen wir, wo Ihre Kanzlei steht und wo im Gründerkreis Ihr Einstieg liegt. Die Prozesse gehören von Anfang an dazu. Der Pilot verlängert sich nicht automatisch.