● Pilot live
Dr. Mailo® produktiv seit März 2026
WP/StB-Kanzlei · 50+ Mitarbeiter · Deutschland. Microsoft 365, DATEV Desktop + Unternehmen Online, eigene Wissensdatenbank.
Messergebnisse folgen im Q2-Report 2026 nach abgeschlossener Auswertung.
KI-BERATUNG FÜR STEUERKANZLEIEN AB 30 MITARBEITERN
Ihr KI-Mannfür dieSteuerkanzlei.
Von der KI-Strategie über individuelle KI-Projekte bis zum festen KI-Manager-Retainer — ein Partner, der Ihre Kanzlei durch die gesamte KI-Ära führt. Unser eigenes Produkt Dr. Mailo® ist einer von vielen Bausteinen, die wir für Sie einsetzen.
Nur das Produkt Dr. Mailo® testen? Zu den Produkt-Paketen →
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COORD 50.0989°N / 8.7740°E
STATUS ● PILOT LIVE · 50+ MA
STATUS ● PILOT LIVE · 50+ MA
DStV-Whitepaper✦Haufe-Fachartikel✦Deubner KI-Impuls✦Steuerköpfe✦Zukunftsschmiede✦DStV-Whitepaper✦Haufe-Fachartikel✦Deubner KI-Impuls✦Steuerköpfe✦Zukunftsschmiede✦
Kapitel 01 — Die Mission
Die Kanzlei, die Sie eigentlich führen wollten.
Sie haben Steuerberater gelernt. Nicht E-Mail-Sortierer. Die Branche steckt in einer stillen Krise — 64% der deutschen Kanzleien stecken auf Digitalisierungsstufe 2–4 fest (STAX 2024). Wir ziehen Sie da raus. Kanzlei für Kanzlei.
54 J.
Durchschnittsalter der deutschen Steuerberater.BStBK · Stand 2025
75%
der Kanzleien kämpfen mit akutem Fachkräftemangel.afileon 2025
30%
erwägen bereits, bestehende Mandate zu kündigen.Innofact 2024
2,3%
der Berufsträger sind jünger als 30. Der Nachwuchs fehlt.BStBK · Stand 2025
HEUTE KOORDINATEN · STATUS QUO
Was Sie gerade insgeheim wissen.
- Sie lesen Mails am Sonntagabend. Ihr Partner auch. Die Frist am Mittwoch steht noch offen.
- Ihre beste SB (58.000€/Jahr) sortiert Post. Das könnte auch die günstigste Hilfskraft — wenn sie denn eine wäre. 69% finden keine Bewerber.
- DATEV, ELSTER, Outlook, DMS, 14 Tools — und trotzdem kopiert jemand manuell Mandantennummern. 44,8% arbeiten noch mit Papier.
- „Wir müssten mal was mit KI machen." — Sie sagen das seit drei Jahren. Nur 10% der Kanzleien arbeiten heute mit KI (STAX 2024).
IN 90 TAGEN ZIEL · KI-KANZLEI
Wo Sie am 1. Quartal 2027 stehen.
- Eine klare KI-Roadmap — nicht „wir müssten mal", sondern „das läuft bereits".
- Routine-Prozesse (E-Mails, Belege, Fristen) laufen automatisiert. 50% Automatisierungspotenzial gehoben.
- Ein fester externer KI-Kopf (das sind wir), der wöchentlich mitdenkt und quartalsweise neue Prozesse automatisiert.
- +25–35% Umsatz pro Kopf (STAX-Korrelation Digitalisierung/Rentabilität). Keine Kündigungen mehr wegen Überlast.
Kapitel 02 — Ein Umsetzungsbeispiel
So sieht KI-Umsetzung in der Praxis aus.
Beispielhaft: Dr. Mailo® — unser eigenes Produkt für den E-Mail-Posteingang. Eines von vielen Automatisierungs-Bausteinen, die wir in Steuerkanzleien bauen. Kein PowerPoint, kein Demo-Video — echte Kanzlei-Post, live klassifiziert und beantwortet.
dr.mailo / kanzlei_schmidt_partner
LIVE · 14:32:08
Vorauszahlungsfestsetzung 2026 — Prüfung bis 28.04.
Von Finanzamt Hamburg-Mitte · An kanzlei@schmidt-partner.de
Klassifiziert: Finanzamt-PostFrist: 28.04.2026 (8 Tage)Mandant: Schmidt & Partner #2104DATEV: verknüpft
Vermutete Aktion
Einspruch prüfen · Frist 28.04.
Zuständig intern
J. Wagner (SB Schmidt)
Ähnliche Fälle (Kanzlei)
14 Vorgänge · Ø 22 Min.
Risiko / Impact
Mittel · Umsatzsteuer-relevant
DR. MAILO® · AUTOMATISCHER ENTWURF
Sehr geehrte Damen und Herren,
in Bezug auf die Vorauszahlungsfestsetzung für den VZ 2026 (Az. 42/184/90472) teilen wir mit, dass die vorgenommene Anpassung nach § 37 Abs. 3 EStG aus unserer Sicht zu hoch angesetzt ist. Die voraussichtlichen Einkünfte liegen laut aktueller BWA deutlich unter dem zugrunde gelegten Wert.
Wir bitten um Herabsetzung und reichen gleichzeitig die aktualisierte Prognose 2026 ein. Einspruch behalten wir uns vor.
in Bezug auf die Vorauszahlungsfestsetzung für den VZ 2026 (Az. 42/184/90472) teilen wir mit, dass die vorgenommene Anpassung nach § 37 Abs. 3 EStG aus unserer Sicht zu hoch angesetzt ist. Die voraussichtlichen Einkünfte liegen laut aktueller BWA deutlich unter dem zugrunde gelegten Wert.
Wir bitten um Herabsetzung und reichen gleichzeitig die aktualisierte Prognose 2026 ein. Einspruch behalten wir uns vor.
Heute klassifiziert
847
▲ 12% vs. Vorwoche
Fristen erkannt
63
▲ 0 verpasst
Entwürfe erstellt
512
▲ Ø 847ms
Zeit gespart
34h
▲ Diese Woche
Kapitel 03 — Leistungen
Drei Säulen. Ein Partner.
Ob Sie gerade Ihre KI-Landkarte zeichnen, einen konkreten Prozess automatisieren wollen oder einen festen KI-Kopf an Ihrer Seite brauchen — wir holen Sie dort ab, wo Sie heute stehen. Unser Produkt Dr. Mailo® ist einer von vielen Bausteinen, nicht die ganze Lösung.
// SÄULE 01
KI-Strategie
Audit, Roadmap, Priorisierung. Wir analysieren Ihre Prozesse und zeigen, wo KI in Ihrer Kanzlei den höchsten Hebel hat — und wo nicht. Mit klarer 12-Monats-Roadmap statt Buzzword-Bingo.
// SÄULE 02
KI-Umsetzung
Von individuellen KI-Automatisierungen über DATEV-/Microsoft-365-Integrationen bis zum Einsatz unseres Produkts Dr. Mailo®. Festpreis, klarer Scope, in 4–8 Wochen produktiv.
// SÄULE 03
KI-Manager
Retainer
Ihr externer KI-Kopf für die gesamte Kanzlei-Transformation. Strategie, Umsetzung, Team-Schulung, Roadmap-Pflege. Wöchentlicher Call, unlimitiert — nur für 5 Kanzleien gleichzeitig.
Kapitel 04 — KI-Potenzial
Was KI in Ihrer Kanzlei wirklich heben kann.
Bewegen Sie die Regler — die Zahlen rechnen live. Grundlage: 50% Automatisierungspotenzial bei Steuerfachangestellten (IAB / BIBB 2024). Die realistische Jahr-1-Hebung liegt erfahrungsgemäß bei 15–30% des Potenzials — der Rest ist Roadmap für Jahr 2 und 3.
Ihre Kanzlei
Mitarbeiter (Berufsträger + SBs + Assistenz)50 MA
30150
Interner Stundensatz (Vollkosten)65 €/h
45€120€
Anteil Routinetätigkeiten45 %
20%70%
Ihr KI-Potenzial · live
Ihr Routine-VolumenStunden/Jahr
39.600 h
Ihr Routine-Kostenblockpro Jahr
2,57 Mio €
Automatisierungs-Potenzial50% (IAB / BIBB 2024)
1,29 Mio €
Realistische Jahr-1-Hebung15–30% des Potenzials
193k – 386k €
* Annahme: 1.760 produktive Stunden pro MA und Jahr. „Interner Stundensatz" bezeichnet die Vollkosten (Bruttogehalt + AG-Anteile + Overhead), nicht den externen Verrechnungssatz. „Routinetätigkeiten" = wiederkehrende, strukturierte Arbeit (E-Mails triagieren, Belege vorerfassen, Fristen pflegen, Standard-Schreiben, Stammdaten pflegen). Jahr-1-Hebung ist keine Prognose, sondern die Erfahrungsspanne aus vergleichbaren Projekten — die genaue Zahl bekommen Sie im 60-Min-Audit.
Kapitel 05 — Pakete
Transparente Preise. Kein Kleingedrucktes.
Drei Säulen — ein Beratungsvertrag. Fester Scope, feste Preise. Alle Preise zzgl. MwSt.
DPA Consulting — Beratung & Umsetzung
// DIE DREI SÄULEN
Säule 01
KI-Strategie-Audit
ab 4.900€Festpreis
2–4 Wochen · Klarer Scope
- Prozess- und Tool-Audit (DATEV, M365, DMS)
- KI-Potenzial-Analyse je Abteilung
- 12-Monats-Roadmap mit Priorisierung
- DSGVO/§203-Check inkl.
- Pitch für Partner-Meeting fertig vorbereitet
Säule 02
KI-Projekt
auf Anfrage
4–8 Wochen · Festpreis
- Ein konkreter Engpass — analysiert, automatisiert, übergeben
- Integration in DATEV, M365, DMS oder bestehende Tools
- Einsatz von Dr. Mailo® möglich, wenn es passt
- Team-Schulung und Dokumentation
- 30 Tage Begleitung nach Go-Live
✦ Nur nach Bewerbung
Säule 03
KI-Manager Retainer
ab 3.500€/Monat
Monatlich kündbar · Max. 5 Kanzleien · Voraussetzung: 60-Min-Audit vorher
- Wöchentlicher Strategy-Call mit Partnern
- Unbegrenzte KI-Workflows & Automatisierungen
- Priority Support (Slack/Teams, Antwort < 2h)
- Dr. Mailo® für 10 Postfächer inklusive — Marktwert ~1.500 €/Monat
- Quartalsweise neuer Prozess auf Ihrer Roadmap
Sie wollen unser Produkt Dr. Mailo® ohne Beratung buchen? Zu den Produkt-Paketen →
Zukunftsschmiede
Whitepaper · DStV
Deutscher Steuerberaterverband
Co-Autorenschaft am Whitepaper zur Digitalisierung der Steuerkanzlei.
Beitrag lesen ↗
Fachartikel · Haufe · taxulting
Status Quo: KI in Steuerkanzleien
„Die Steuerberatungsbranche durchläuft einen fundamentalen Wandel — echte Künstliche Intelligenz ist die Ausnahme."
Beitrag lesen ↗
KI-Impuls · Deubner Verlag
Status Quo 2026: KI in der Steuerberatung
Beitrag auf der KI-Impuls-Plattform — Orientierung für Kanzlei-Entscheider 2026.
Beitrag lesen ↗
PILOT LIVE
Im Einsatz bei einer Kanzlei mit 50+ MA.
Unsere KI-Bausteine sind produktiv — nicht in Slides, sondern im Alltag einer etablierten Steuerkanzlei. DATEV Desktop + Unternehmen Online, Microsoft 365, eigene Wissensdatenbank. Was bei 50+ Mitarbeitern funktioniert, ist bei Ihnen kein Experiment mehr.
10 Min.
von Kickoff bis erste produktive KI
<2 Sek.
Klassifizierung pro E-Mail
100%
Mandantendaten in der EU
0
Automatik-Versand ohne Ihre Freigabe
Kapitel 06 — Ablauf
Vier Etappen zur KI-Kanzlei.
Kein Großprojekt mit offenem Ende. Kein „kommt dann nächstes Jahr". Ein definierter Weg mit klaren Wegpunkten — Sie wissen jede Woche, wo wir stehen.
01
Woche 01 · Audit
Kursbestimmung
60 Minuten kostenloses Audit. Wir analysieren Prozesse, Tools und Engpässe. Kein Verkauf — eine ehrliche Diagnose, ob wir einen Business-Case sehen.
02
Woche 02–04 · Strategie
Roadmap
Priorisierte 12-Monats-KI-Roadmap für Ihre Kanzlei. Welche Prozesse wann, mit welcher Technologie, zu welchem ROI. Fertig fürs Partnermeeting.
03
Ab Monat 2 · Umsetzung
Abflug
Der erste priorisierte Prozess wird automatisiert — mit Dr. Mailo®, individueller KI oder einem Mix. In 4–8 Wochen produktiv, mit Übergabe und Schulung.
04
Laufend · Retainer
Flugbahn
Ab Monat 3 als KI-Manager-Retainer: wöchentlicher Call, quartalsweise neuer Prozess, Team-Schulung. Kein Projektende — solange es für Sie Sinn ergibt.
Kapitel 07 — Wie wir arbeiten
Wir sind keine Agentur, die KI-Projekte en masse verkauft. Maximal 5 Retainer-Kanzleien. Strategie-Audits nur nach Gespräch. Wenn Sie unser Produkt Dr. Mailo® zuerst testen wollen — 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
30 Tage
kostenlos testen · ohne Kreditkarte
10 Min.
von Signup bis erste sortierte Mail
5
Gründerplätze · Onboarding geschenkt
−17%
bei Jahresvertrag (2 Monate kostenfrei)
Kapitel 08 — FAQ
Antworten vor dem Start.
Die Fragen, die uns jede Kanzlei in den ersten zehn Minuten stellt. Etwas nicht dabei? Fragen Sie uns direkt →
Dürfen wir das als Kanzlei wegen §203 StGB überhaupt einsetzen?
Ja. Dr. Mailo® läuft ausschließlich in geschlossenen EU-Instanzen. Keine Daten verlassen den Verantwortungsbereich Ihrer Kanzlei im Sinne der BGH-Rechtsprechung zu §203 StGB. Vertragsgrundlage: schriftlicher AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO plus technische Dokumentation des Datenflusses. Die Konfiguration ist konform zu den Empfehlungen der BStBK.
Ist das DSGVO-konform? Wo liegen unsere Daten?
Ausschließlich in Frankfurt/Main (AWS eu-central-1) oder auf Wunsch auf Ihrem eigenen Azure-Tenant. Keine Daten verlassen die EU. Keine Daten fließen ins Training der KI-Modelle. AV-Vertrag ist Standard, TOMs werden schriftlich dokumentiert.
Funktioniert das mit DATEV?
Ja, ab Paket „Klarheit" nativ. Dr. Mailo® synchronisiert sich nächtlich mit Ihrem Mandantenstamm und ordnet eingehende Post automatisch der richtigen Mandantennummer zu — Trefferquote in der Praxis über 95%. Auch Eigenorga, ADDISON und Agenda binden wir an.
Was kostet uns das, wenn wir nicht handeln?
Beispielrechnung für eine Kanzlei mit 30 Mitarbeitern: 10 SBs × 2,5h/Tag E-Mail-Arbeit × 220 Arbeitstage = 5.500h/Jahr. Zu einem kalkulatorischen Satz von 65€ sind das 357.500€ pro Jahr — für reine Sortier- und Verteil-Arbeit durch qualifiziertes Personal. Plus Risiko einer verpassten Frist (Durchschnittsschaden laut Branchenquellen: 15.000€). Plus Kündigung der besten Fachkraft — 69% der Kanzleien finden keine Ersatzbewerber (afileon 2025).
Ist die Zeit wirklich so knapp? Wir haben ja noch Zeit.
Die Zahlen sagen nein. 45% der deutschen Steuerberater sind über 50. Bis 2035 gehen über 40.000 in den Ruhestand. Der Nachwuchs: nur 2,3% sind jünger als 30 — das ersetzt in 10 Jahren nicht einmal die aktuellen Austritte. Gleichzeitig geben 82% der Mandanten an, digitalere Kommunikation mit der Kanzlei zu erwarten. Die Kanzleien, die jetzt modernisieren, ziehen Fachkräfte und Mandanten zu sich. Die anderen verlieren beide gleichzeitig.
Was ist mit dem EU AI Act ab August 2026?
Wir bereiten Sie darauf vor. Dr. Mailo® ist EU-AI-Act-ready: Dokumentierte Risikoklasse (niedrig bis mittel), transparente Entscheidungslogik, menschliche Letztkontrolle bei jedem Ausgang, vollständige Protokollierung. Sie erhalten die Compliance-Unterlagen fertig zum Akten-Ablegen. Kein eigenes Juristen-Projekt nötig.
Wie lange dauert das Onboarding wirklich?
Im Paket „Klarheit" sind Sie nach 10–14 Werktagen produktiv — inklusive DATEV-Anbindung, Team-Schulung und Feintuning auf Ihren Schreibstil. Bei Retainer-Kanzleien starten wir innerhalb einer Woche nach Vertragsunterzeichnung.
Unser Team ist skeptisch. Was, wenn sie nicht mitziehen?
Der Normalfall — wir planen damit. Wir starten bewusst mit einem Postfach und einem Enthusiasten im Team. Nach 2 Wochen zeigen wir die messbare Entlastung im Kanzlei-Meeting. Erst wenn das Team überzeugt ist, skalieren wir. Niemand wird zum Glück gezwungen.
Warum maximal 5 Retainer-Kanzleien?
Weil Retainer bedeutet: Ihr KI-Kopf — nicht unser sechzehnter. Ein Strategy-Call pro Woche, Priority-Support, unlimitierte Workflows — das funktioniert nur in der Tiefe. Wenn wir voll sind, gibt es eine Warteliste. Punkt.
Wie kann ich Dr. Mailo® risikofrei ausprobieren?
30 Tage kostenlos testen — ohne Kreditkarte, ohne Vertragsbindung. Sie melden sich auf drmailo.de an, verbinden ein Postfach, und die KI klassifiziert, erkennt Fristen und erstellt Entwürfe ab der ersten Stunde. Wenn es nicht passt: einfach nicht weitermachen. Wenn es passt: Sie wählen einen Tarif.
Was ist der Gründerpreis?
Für die ersten 5 Retainer-Kanzleien: 6 Monate Preisgarantie auf den Retainer-Satz plus Dr. Mailo®-Onboarding geschenkt bei Jahresvertrag. Zusätzlich: Jahresvertrag = 2 Monate kostenfrei. Sobald alle 5 Plätze vergeben sind, endet das Angebot — Voraussetzung bleibt das 60-Min-Audit.
Abflug — Jetzt
Jedes Quartal ohne KI-Strategie
kostet Sie mehr als Geld.
Es kostet Sie Fachkräfte, Mandanten und Vorsprung. 60 Minuten Kanzlei-Audit mit Ahmed Mowafek — keine Verkaufsshow, keine PowerPoint-Schleife. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob und wo KI Ihnen wirklich hilft. Erkennbar, bevor Sie einen Euro ausgeben.
KOSTENFREI · UNVERBINDLICH · PER VIDEO ODER IN OFFENBACH · ANGEBOT BINNEN 48H